Article Text

Please download to get full document.

View again

of 6
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Similar Documents
Information Report
Category:

Creative Writing

Published:

Views: 0 | Pages: 6

Extension: PDF | Download: 0

Share
Description
Article Text
Tags
Transcript
  ISSN 2085-4579ULTIMA InfoSys, Vol. V, No. 1 | Juni 2014  27 Analisis dan Rekayasa Ulang Proses Bisnis Sistem Pembelian pada PT XYZ Agus Sulaiman Jurusan Sistem Informasi, Fakultas TIK, Universitas Multimedia NusantaraJl. Boulevard Gading Serpong, Tangerang, Banten, 15810agus_ska@yahoo.comTanggal Diterima 27 Mei 2014Tanggal Disetujui 18 Juni 2014  Abstract   —  In this modern era, business processes become one of the important aspects for a company to stay ahead in the competition to its competitors. A company that has an optimal business processes and supported by an integrated information system will win the competition. This study aims to optimize the purchasing business process of Company XYZ using the concept of Business Process Re-engineering (BPR) approach as the basis for designing the next module of enterprise information systems.From this study, we found that there are still business processes that need to be revised and improved to integrate the ow of data and information from one department to another department. Business process that needs to be revised is an overseas purchase; Business processes that need to be improved are Over-delivery and Under-delivery Tolerance, PO Free Goods, PO Subcontracting, and Purchasing Planning consisting of Weekly Projected Sales, Weekly Order Projection & Daily Order Projection.  Index Terms  —    Business Process Reengineering, Business Process Purchasing I. PENDAHULUAN Seiring dengan berkembangnya persaingan di dunia bisnis dan semakin kompleksnya transaksi serta semakin luasnya jangkauan usaha perusahaan, maka sudah menjadi kebutuhan bagi perusahaan untuk mengoptimalkan setiap proses bisnis di areanya agar menjadi lebih efektif dan efesien. PT XYZ adalah salah satu perusahaan yang berger-ak dalam bidang  food and beverage . Dengan semakin ketatnya persaingan di bisnis ini dan ingin menjadi yang terdepan maka perusahaan secara bertahap ingin mengoptimalkan seluruh area proses bisnis yang ada dimulai dari proses bisnis pembelian sampai ke pem- bukuan. Perusahaan menyadari apabila proses bisnis pada  pembelian dioptimalkan maka akan berdampak pada  penekanan biaya, kualitas barang yang baik serta akan mempercepat proses bisnis area lainnya. Untuk dapat mengoptimalkan proses bisnis dapat menggunakan konsep  Business Process Re-engineering   (BPR) da-lam serangkaian aktivitas bisnis pada perusahaan seh-ingga pada akhirnya perusahaan dapat mencapai stan-dar yang diinginkan dengan melakukan dokumentasi setiap proses bisnis dengan jelas.  Business Process Re-engineering   (BPR) meliputi analisis dan perancangan alur kerja ( workow ) setiap  proses dalam suatu perusahaan. Proses bisnis dapat diperbaiki, dirancang ulang secara keseluruhan ataupun di eliminasi. Perancangan ulang dilakukan  pada proses inti bisnis perusahaan untuk mencapai keuntungan maksimal bagi perusahaan seperti biaya yang lebih murah, kualitas dan pelayanan jasa serta kecepatan proses yang lebih baik. Intinya Hasil output dari BPR adalah rancangan proses kerja baru yang lebih baik dari sebelumnya dengan menekankan empat aspek diatas.Pada intinya untuk dapat mengoptimalkan  proses bisnis suatu perusahaan kita dapat melakukan  penyederhanaan, menghilangkan, mengintegrasikan serta mengotomatisasikan proses yang ada. Berdasarkan latar belakang diatas penulis memfokuskan untuk merancang ulang proses bisnis  pembelian yang menjadi dasar sebagai perancangan sistem informasi perusahaan modul berikutnya. II. LANDASAN TEORI Menurut Rainer [1], “  A business process is a col-lection of related activities that produce a product or a  service of value to the organization, its business part-ners, and/or its customers.” Menurut Rainer [1], “  Business process reengi-neering is a radical redesign of a business process that improves Its efciency and effectiveness, often by beginning with a clean sheet”. Menurut Hammer, Michael and Champy, James dalam buku  Reengineering the Corporation: A  Manifesto for Business Revolution  [2] menyebutkan:  ULTIMA InfoSys, Vol. V, No. 1 | Juni 2014 28 ISSN 2085-4579 “Increases in consumer requirements for both  product and service efciency and effectiveness has resulted in business process reengineering (BPR). The reengineering of business processes is concerned with fundamentally rethinking and redesigning business processes to obtain dramatic and sustaining improvements in quality, cost,  service, lead-times, outcomes, exibility and innovation .”Dalam melakukan pembelian jenis import   diperlukan letter of credit  . Menurut M.S Amir [3]“Letter of Credit (L/C) adalah suatu syarat yang dikeluarkan oleh suatu bank devisa atas permintaan importer nasabah bank devisa bersangkutan dan ditujukan kepada eksportir di luar negeri yang menjadi relasi dari importir tersebut. Isi surat itu menyatakan bahwa eksportir penerima L/C diberi hak oleh importir untuk menarik wesel (surat  perintah untuk melunasi utang) atas importir  bersangkutan untuk sejumlah yang disebut dalam surat itu”. Didalam  L/C   terdapat dokumen yang diberikan oleh pihak ekstern [3] adalah sebagai berikut:a. Kontrak penjualan (  sales contract  )Merupakan dokumen perjanjian yang dituangkan dan ditegaskan antar keduabelah pihak, eksportir dan importir. Kontrak penjualan umumnya mencakup jumlah, mutu barang, harga, tanggal  pengapalan, cara-cara pembayaran dan data-data lain yang diperlukan. b. Bill of LandingMerupakan tanda terima barang yang telah dimuat di dalam kapal laut dan merupakan bukti dari adanya perjanjian pengangkutan barang-barang melalui laut.c. Faktur dagang (Commercial Invoice)Commercial Invoice merupakan dokumen yang harus disertakan di dalam  L/C  . Faktur merupakan suatu nota yang dibuat oleh eksportir mengenai  barang yang dijual kepada importer. d. Serticicate Of Insurance Adalah suatu perjanjian dengan mana seorang  penanggung mengikatkan diri kepada tertanggung dengan menerima suatu premi, untuk memberikan  penggantian kepadanya karena suatu kerugian, kerusakan, atau kehilanga keuntungan yang diharapkan yang mungkin akan dideritanya karena suatu peristiwa yang tak tertentu. e. Packing List  Disebut dengan istilah daftar pengepakan/isi  peti, artinya  packing list  berisikan perincian lengkap dari barang yang terdapat dalam setiap peti. III. METODOLOGI PENELITIANGambaran Umum Objek Penelitian Untuk melakukan analisis dan pengumpulan data,  penulis melakukan penelitian di PT XYZ dengan ob- jek penelitian khususnya pada bagian proses bisnis  pada departemen pembelian. PT XYZ adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang  Food and Beverage .Peneliti menggunakan metode kualitatif untuk melakukan  Business Process Re-engineering   (BPR)  pada departemen pembelian untuk business ow Overseas Purchase Order   . Dengan metode ini peneli-ti langsung melakukan wawancara dan observasi pada  bagian key user departemen pembelian. Dilakukannya hal ini agar mendapatkan informasi yang akurat men-genai proses bisnis yang ada pada departemen pembe-lian tersebut.Pendekatan metode  BPR  yang digunakan adalah desain ulang proses. Terdapat beberapa tahapan desain ulang proses bisnis. Menurut Petrozzo dan Stepper [4] “Discover  : identifkasi  problem , tentukan target, tentukan proses yang akan di redesign , dan  bentuk  BPR  team.  Hunt and gather  : analisis proses, dokumentasi, benchmarking  , dan tentukan tingkat IT. Innovate and build: pemikiran ulang proses  baru. Reorganise, retrain, and retool: implementasi struktur proses baru, pelatihan teknologi baru.” Berikut gambar business ow Overseas Purchase Order   yang didapatkan dari hasil wawancara dan ob-servasi:   Penjelasan dari gambar diatas sebagai berikut: • Sebagai tahap dalam pembelian barang bagian  pembelian akan melakukan seleksi barang dari catalog dengan memperhatikan harga dari barang tersebut. kemdudian bagian direktur operasional  ISSN 2085-4579ULTIMA InfoSys, Vol. V, No. 1 | Juni 2014  29 akan melakukan proses persetujuan pembelian  barang atas harga tersebut. • Setelah di setujui oleh direktur operasional maka  bagian pembelian akan menerima commercial invoice   via email   sebagai konfrmasi atas peme -sanan dan pengiriman barang. • Bagian pembelian akan mengecek apakah barang yang dipesan termasuk kedalam barang baru. Jika merupakan barang baru maka akan dibuatkan kode produk yang baru. Kemudian apabila ada uang muka pembelian maka dibuatkan advanced  purchase . • Bagian  shipping   menerima  Bill of landing, pack-ing list dan invoice dari vendor sebagai tagihan supplier atas barang yang dikirim. Kemudian  bagian pembelian akan membuat  purchase order   sebagai bukti pemesanan ke  supplier. IV. ANALISIS DAN HASIL Berikut adalah hasil dari Analisis  Key Changes  from As-Is  menjadi To-be business Process : 1. Pembelian Overseas  ( Overseas Purchase )  As-Is : Untuk item-item tertentu (  special ingredients ),  pembelian dilakukan melalui import   dengan menggunakan prosedur import   yang berlaku. Term pembelian yang umum dipakai adalah  Freight on Board (FOB) USA, Freight on Board (FOB) Hongkong, Freight on Board (FOB)  Australia  dan Cost Insurance & Freight (CIF)  Jakarta .Berikut proses pembelian overseas  yang dilakukan pada PT.XYZ: o  Advance for Overseas Purchase .  Advance  diperlukan untuk pembayaran bea masuk dan custom clearance  serta  supplier    barang dalam hal pembayaran melalui letter of credit  . o Setelah  packing list   dan  shipping invoice  diperoleh,  Purchase Order   akan dibuat dengan menunjuk item-item yang tercantum di  packing list / invoice  tersebut. o  Freight   akan dibayar oleh perusahaan kepada  Freight Supplier   dalam hal pembelian  FOB . o Berikut adalah komponen-komponen delivery cost   untuk pembelian impor :   Freight ( untuk FOB )   Insurance ( untuk FOB )   Bea Masuk   Custom Clearance   Demurrage   PPN (Non-deductible Tax)   PPh22 Kekurangan dari  As-Is  sebagai berikut: o Untuk melakukan proses persetujuan  pembelian oleh direktur operasional masih dilakukan secara manual dengan menandatangani berkas yang sudah dicetak sehingga menghambat ketahapan  proses selanjutnya. o Pada proses uang muka pembelian tidak otomatis terhubung ke pihak  nance , dikarenakan data tidak terintegrasi sehingga data dan informasi menjadi tidak real-time . o Untuk perhitungan landed cost tidak secara otomatis oleh sistem tapi dilakukan perhitungan secara manual. To-be: o Dirancang proses approval dan warning system agar proses approval menjadi lebih cepat dapat dilakukan oleh direktur operasional o Pembelian overseas  akan dibuat melalui advance for purchase .  Advance  akan otomatis tercatat oleh  nance department   sebagai berikut :  Dr Vendor (Advance for Purchase)Cr Outgoing Clearing (Post Dated Cheque) Purchase Order   akan dibuat dengan mencantumkan item , quantity  dan  price .    Delivery Cost   akan diestimasikan di dalam  Purchase order header   dan akan didistribusikan ke masing-masing item secara  proporsional berdasarkan nilai  FOB / CIF   dari item tersebut. Berikut contoh simulasinya: No PO : PO 100001  FOB/CIF Value 1. Item A 100 PC 1.000.000.000 IDR 2. Item B 100 PC 2.000.000.000 IDR   Delivery Cost   untuk PO 100001 :  Freight   50.000.000  ULTIMA InfoSys, Vol. V, No. 1 | Juni 2014 30 ISSN 2085-4579  Insurance  50.000.000Bea Masuk 50.000.000 Custom Clearance  75.000.000 PPN 75.000.000 Total  Delivery Cost   300.000.000 IDR  Setelah didistribusikan, masing-masing item di PO akan mempunyai landed cost   1.1M IDR untuk item A, nilai ini didapatkan dari (1M / (1M + 2M)) * 3.3M dan 2.2M untuk item B didapat dari (1M / (1M + 2M)) * 3.3M. Keuntungan dari To-be  sebagai berikut: o Proses persetujuan oleh direktur operasional dilakukan melalui sistem dan dengan adanya warning system maka direktur dapat diingatkan kembali. Dengan adanya proses tersebut maka proses menjadi lebih cepat sehingga proses selanjutnya tidak tertunda. o Pada saat melakukan advance purchase  maka sistem secara otomatis terhubung kepihak  nance , sehingga data dan informasi menjadi real time  serta mengurangi tingkat human error   dalam melakukan entry   data . o Dengan dibuatnya  purchase order seperti simulasi yang diatas maka landed cost akan otomatis terhitung pada saat bukti teirma  barang dilakukan dimana nilai inventory Item A dan Item B akan bertambah sebesar landed cost   hasil perhitungan.Berikut tambahan proses untuk modul  purchasing   agar data dan informasi dapat terhubung dengan departemen lainnya: 1. Over-delivery  dan Under-delivery Tolerance . Akan ditetapkan toleransi yang membatasi deviasi quantity  penerimaan barang terhadap quantity  di purchase order / conrmed release order   (CRO).   Untuk Over-delivery Tolerance  jika (total) quantity  yang dikirim diatas batas toleransi ini, maka bukti terima barang tidak dapat dilakukan di sistem.Tidak ada under delivery tolerance  (  purchase order   diset complete  secara manual  ).   Untuk Conrmed Release Order   ( CRO ),  boleh  partial delivery  dengan menunjuk nomor  Purchase order   / CRO yang masih open . Over-delivery / Under-delivery tolerance  di  set   per item  melalui  product master parameter  .Dengan adanya modul tambahan ini maka akan akan secara otomatis terhubung ke departemen warehouse  pada saat penerimaan  barang dimana sistem akan membandingkan quantity  terima dengan quantity  pada saat  purchase order  . 2.  PO Free Goods Barang-barang yang dicatat secara quantity  saja. Contoh : Aqua tanpa label  , di track   secara quantity  dengan value = 0. Tidak dicatat sebagai inventory di accounting.Barang-barang promosi ( beli 10 gratis 1), di  purchase order   tercantum 10, di bukti terima  barang seharusnya 11 Tetapi tidak boleh secara sistem karena lebih besar dari over delivery . Solusi untuk hal ini dilakukan Bukti terima  barang sebanyak 10 (sesuai  purchase order  ), kemudian di buat  purchase order free goods  dengan nilai 0.Dengan adanya  PO free goods  ini maka akan akan secara otomatis terhubung ke departemen warehouse  dan  nance . Terlihat pada contoh diatas dimana departemen warehouse  dapat mengetahui bahwa terdapat 1 item  barang gratis sehingga pada departemen fnance tidak tercatat sebagai inventory. 3.  PO Subcontracting  Berikut gambar business ow yang dirancang untuk purchase order subcontracting  .  ISSN 2085-4579ULTIMA InfoSys, Vol. V, No. 1 | Juni 2014  31 Untuk  seminished goods  tertentu, dibuat oleh  supplier   dengan menggunakan raw material   yang di  supply  oleh perusahaan.  Raw material   akan dikirim ke  supplier   yang kemudian akan memproduksi  seminished goods  tersebut. Setelah selesai, Seminihed goods  tersebut akan dikirim balik ke perusahaan dan akan dilakukan  bukti terima barang. Cost raw material   yang digunakan akan dibebankan sebagai cost seminished goods . Supplier menagih Subcontracting Fee (production cost) seminished goods  tersebut sesuai jumlah yang diterima perusahaan. s eminished goods cost   akan dihitung dari dua komponen cost   yaitu  Raw material cost   dan Subcontracting Fee (Production Cost) . Sistem ini disebut  PO subcontracting  , dengan catatan tidak dikenakan PPh23 untuk transaksi ini. 4.  Purchasing Planning  •  Business Process Flow Weekly Projected Sales dan Weekly Order Projection.Weekly Forecast   akan dibuat berdasarkan Order Qty  yang dihitung secara mingguan. Store  akan merelease Weekly Forecast   untuk di review  oleh  Purchasing Department  .  Purchasing Department   kemudian akan mengirim Conrmed Weekly Forecast   untuk tiap store dan akan di fax ke supplier.Dengan adanya  Business Process Flow Weekly Projected Sales dan Weekly Order  Projection maka bagian departemen  purchase  forecast   dan  sales forecast   dapat mengambil data dan informasi untuk dijadikan perkiraan untuk pembelian dan penjualan berikutnya. •  Business Process Flow Daily Order  Projection.
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks
SAVE OUR EARTH

We need your sign to support Project to invent "SMART AND CONTROLLABLE REFLECTIVE BALLOONS" to cover the Sun and Save Our Earth.

More details...

Sign Now!

We are very appreciated for your Prompt Action!

x